Nos domaines d’intervention auprès des tutelles
En lien avec notre cœur de métier, l’articulation avec les tutelles est très naturelle pour notre cabinet, et ce tant dans le cadre de missions “en service commandé” auprès d’établissements, que d’interventions directes. Dans le premier cas, nous avons développé des compétences marquées de facilitation et d’amélioration du dialogue entre tutelles et établissements qui contribuent au succès des interventions. Dans le second cas, nous pouvons vous accompagner directement dans vos enjeux stratégiques comme opérationnels grâce à nos expertises sur les domaines des projets stratégiques et territoriaux. En particulier, nos consultants ont beaucoup développé leur expertise en matière de médiation territoriale en situation complexe.
Appels à projet nationaux et internationaux
« Répondre à un appel à projet implique d’arriver à “cocher toutes les cases” tout en élaborant un projet qui ait du sens pour la structure »
Nos consultants ont accompagné de nombreuses structures dans leur réponse à un appel à projet : recourir à un consultant représente un réel gain de temps pour la structure et les porteurs de projet qui bénéficient également de l’expertise du consultant sur le sujet concerné, maximisant ainsi les chances de succès. Nous nous proposons de vous aider sur différents volets :
L’animation de la phase de conception et/ou approfondissement du projet : en faisant le lien avec les critères de l’appel à projet, nos consultants se chargent de réaliser les entretiens nécessaires et d’animer des séances de travail collectif pour préciser les contours du projet. Ils apportent également aux échanges des analyses ou des retours d’expériences précédentes pour enrichir le débat et aider les équipes dans la construction du projet.
La recherche de partenaires et l’animation du réseau : certains appels à projet nécessitent d’identifier des partenaires sur des compétences ou zones géographiques précises. Le consultant peut alors accompagner les porteurs de projet dans la sollicitation des différents partenaires et garantir la coordination entre eux.
La formalisation de la réponse : nos consultants assureront la production du dossier de réponse à l’appel à projet sur la base des travaux réalisés, en étroite collaboration avec les porteurs de projets. Ils s’assureront également de la collecte des contributions attendues de chaque membre de la structure en garantissant le respect du calendrier.
Efficience et Excellence Opérationnelle
« Aucune organisation ne peut prétendre à la stabilité si elle ne dispose pas de fondamentaux médico-économiques solides »
Tous les consultants de Norska ont accompagné des organisations du secteur de la santé dans leurs enjeux médico-économiques et par ce biais, leurs enjeux d’excellence opérationnelle. A ce titre, ils sont particulièrement bien équipés pour répondre à vos besoins sur ces enjeux, qu’il s’agisse :
D’une analyse financière fine, et de modélisations précises des actions potentielles.
D’un état des lieux stratégique d’identification des grands leviers.
De la conception de nouvelles organisations plus efficientes, plus pérennes et plus respectueuses des personnes.
De la mise en œuvre de la transformation nécessaire telle que détaillée plus bas.
Notre valeur ajoutée spécifique pour mener ces travaux prend plusieurs formes :
Connaissance poussée des bonnes pratiques et d’organisations similaires pour apporter des perspectives et des éléments de comparaison les plus pertinents de type “benchmark”.
Capacité de pédagogie et de sensibilisation vis-à-vis des acteurs traditionnellement peu impliqués dans les enjeux médico-économiques que sont les corps médicaux et soignants.
Transformation des organisations
« Obtenir le meilleur de chacun en clarifiant les rôles de tous »
L’un de vos services souffre de problèmes de désorganisation récurrents ? Vous observez que cette situation se dégrade au point qu’elle déstabilise d’autres équipes ? Les dernières tentatives d’amélioration de la qualité de vie au travail de ce service n’ont pas été suivies des effets espérés ? Il est souvent difficile de démêler les causes des conséquences entre conflits interpersonnels, mauvaise communication, problèmes de recrutement, contraintes financières, démotivation des équipes…, et donc d’en trouver les bons remèdes.
Nos interventions sur ces sujets sont évidemment propres à chaque contexte. Nous en avons néanmoins déduit une approche structurée en 3 phases :
Diagnostic des dysfonctionnements : à l’aide d’entretiens individuels et de sessions d’observation dans le service, nous formalisons les processus organisationnels existants, la répartition théorique et réelle des tâches au sein du service et recensons et analysons le fonctionnement réel des canaux de communication en place. Nous partageons ensuite avec l’équipe ces constats et identifions avec elle la liste des dysfonctionnements observés, ceci afin d’objectiver et dépersonnaliser les problématiques. Nous travaillons en outre en comité plus restreint sur les problématiques interpersonnelles éventuelles à l’aide d’une carte de positionnement des acteurs.
Définition d’une organisation cible déclinée à l’échelle de chaque poste : sur la base du diagnostic des dysfonctionnements, nous identifions les enjeux concrets auxquels nous allons devoir répondre. Un groupe de travail est mandaté par le responsable du service avec nous pour chacun de ces enjeux. Ensemble, nous réalisons des ateliers afin de définir les processus organisationnels cibles (conception de logigrammes), d’ajuster en conséquence la répartition des tâches de chacun (méthode RACI) à partir des fiches de poste (avec l’appui des RH), et d’améliorer les canaux de communication pour chacun des processus. Les problématiques interpersonnelles sont traitées en entretiens de médiation à l’issue desquels nous vous aidons à identifier des solutions pérennes pour l’avenir du service.
Appui à la mise en œuvre de la cible : nous aidons le responsable présent depuis le début de la première phase à mettre en œuvre l’organisation définie en groupes de travail. Nous avons pour cela conçu la « démarche Pivot » qui est un dispositif de formation du professionnel en charge du déploiement de la cible. Pour plus d’informations, vous pouvez vous rendre sur cette page.
Etudes médico-économiques
« Les études médico-économiques doivent être conçues comme de véritables outils d’aide à la décision pour maximiser les bénéfices attendus d’un projet dans un contexte budgétaire contraint »
Dans un contexte de limitation des fonds publics et de concurrence pour l’accès à ceux-ci, les études médico-économiques deviennent des sujets de premier plan pour maximiser le bénéfice attendu de l’utilisation de ces fonds. Cependant, elles sont souvent jugées compliquées et longues à réaliser, car pouvant concerner aussi bien des sujets très précis (par exemple, ouverture de 6 lits en gériatrie dans l’hôpital X) que des projets de plus grande ampleur (construction d’un centre de protonthérapie). Notre équipe de consultants dispose de toutes les compétences pour :
Réaliser pour vous une étude précise et intelligible, modélisant l’évolution du projet dans le temps sur la base d’hypothèses et d’une méthodologie validée par toutes les parties prenantes.
Développer pour vous de véritables outils d’aide à la décision. Il peut s’agir de modélisations qui vous permettent de faire varier les paramètres du projet pour étudier l’impact médico-économique de différents scénarios, mais également de guidelines/recommandations opérationnelles qui viennent souligner les risques du projet ou les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour s’assurer de son succès.
Création de structures et de GCS
« Le succès d’un projet de création d’activité ne dépend pas uniquement de la motivation de ceux qui le portent »
La création d’une nouvelle offre de soins, d’autant plus lorsqu’elle est soumise à autorisation et à un financement spécifique, fait face à de nombreux obstacles : multiplicité des compétences à mobiliser – a minima médicales, soignantes, techniques, financières et juridiques – ampleur des formalités administratives à remplir, inévitables négociations stratégiques et politiques. Ces éléments génèrent un travail additionnel très conséquent pour vos équipes et multiplient les risques d’échec du projet.
L’équipe de Norska et son environnement d’experts sont habitués à l’accompagnement vers le succès des projets de création d’activité. Nous pouvons notamment vous appuyer sur :
La construction de l’argumentaire sur lequel s’adosse le projet : définition qualitative et quantitative du projet médical, analyse de l’intérêt du projet au regard des besoins du territoire, estimation des besoins humains, architecturaux et matériels nécessaires à la mise en place du projet.
L’accompagnement au succès des négociations avec les tutelles et futurs partenaires : qu’il s’agisse de projets de reconstruction, demandes d’activités soumises à autorisation, mise en place de partenariats public-privé, nous avons régulièrement aidé nos clients à maximiser leurs chances de succès. Nous réalisons notamment des cartographies de positionnement des acteurs, les éléments de langage et argumentaires qui en découlent, des sessions de coaching.
La formalisation des dossiers administratifs : si le remplissage de ce type de dossier est souvent long et fastidieux, il n’en est pas moins indispensable et n’est pas exempt d’erreurs venant peser sur les chances de succès du projet. En lien avec vos directions financières et juridiques et avec nos experts, nous sommes en mesure de rédiger rapidement ce type de dossier en vous évitant les écueils qu’ils comportent systématiquement.
Assistance à la mise en œuvre du projet : une fois le modèle cible construit et validé, nous pouvons vous accompagner dans le déploiement de celui-ci en mobilisant les connaissances acquises lors des précédentes phases et nos compétences en gestion de projet.
Recherche de financements
« La créativité peut s’exprimer aussi dans la manière de financer un projet »
Les établissements de santé ne manquent généralement pas d’idées de projet, et le dynamisme des différentes équipes aboutit parfois à une certaine frustration sur le manque de fonds disponibles pour les financer et la nécessité de faire des choix. Nos consultants peuvent alors vous accompagner dans la recherche de financements pour vos projets, au travers de différentes modalités :
Identification d’appels à projet adéquats et/ou accompagnement à l’élaboration de la réponse : il peut exister des appels à projet au niveau régional, national ou international susceptibles de vous aider à financer l’investissement nécessaire à votre projet. Le rôle de notre consultant est de les identifier tout en vérifiant l’adéquation du projet aux critères d’éligibilité et de vous guider au travers de ces démarches pour l’obtention du financement.
Rédaction de dossiers de demande de financement ou de revalorisation d’une enveloppe budgétaire : nos consultants peuvent vous aider à la construction de dossiers argumentatifs complets permettant, sur la base d’analyses quantitatives et de benchmarks, d’objectiver le besoin de financements complémentaires.
Audit de la gestion du fonds de dotation : les levées de fonds, la stratégie d’utilisation des dons ainsi que la communication associée, sont des sources de financements sous-estimées par de nombreux établissements. Grâce à des grilles d’analyse, nos consultants sont en mesure de vous guider vers une optimisation de la gestion du fonds de dotation.
Structuration d’équipe
« Avoir une structure ne sert à rien quand tout fonctionne… sauf à faire en sorte que ça continue »
Dans un monde de la santé très centré sur les projets, et où se côtoient des corps de métier très distincts, les organisations restent souvent floues, que ce soit parce qu’elles ont évolué trop vite ou parce elles ont été remplacées par un leadership naturel. Malheureusement, ce fonctionnement est générateur de conflits, d’inefficience, et parfois de crises de croissance majeures. Nous intervenons régulièrement sur la structuration de services, de business units, d’instances de pilotage…, que ce soit pour prévenir une crise, ou pour en traiter une.
Formalisation des enjeux de l’organigramme : très souvent, l’organisation est héritée du passé, alors qu’elle devrait être conçue autour d’un ou plusieurs objectifs. La première étape est un atelier de facilitation rassemblant l’ensemble des acteurs décideurs pour définir la ou les fonctions à servir – ce qui est parfois l’occasion de faire émerger de vrais décalages de perspective, qui gagnent à être traités d’emblée.
Diagnostic des dysfonctionnements réels ou perçus : il est critique de libérer la parole, ce qui ne peut se faire que via des entretiens individuels à conduire de façon à permettre d’entendre l’ensemble des ressentis, et de comprendre la marge d’évolution et les points critiques de chaque acteur.
Formalisation des organigrammes et des process associés : un organigramme n’a de valeur que s’il est facilement intelligible, et qu’il est doublé de process pour s’assurer que l’on n’en dévie pas accidentellement. La production de ce type de document demande une expertise spécifique, que nous avons acquise sur le terrain.
Conduite du changement : dans les cas où la demande est intervenue en réponse à une crise, il y a systématiquement des actions spécifiques de médiation et prévention du risque RH à anticiper puis conduire post-présentation des organigrammes.
Innovation
« L’innovation doit avoir un sens pour ceux qui vont la mettre en œuvre »
L’équipe de Norska a été particulièrement impliquée lors du lancement du programme Article 51, ainsi que dans de nombreux autres projets innovants. A ce titre, nous sommes en mesure de vous accompagner dans chacune des phases de vos réflexions, et dans leurs mises en œuvre. En reprenant la mécanique de l’Article 51, nous pouvons vous appuyer sur :
L’idéation (Lettre d’intention) : formés aux méthodologies du design thinking, nos consultants sont en mesure d’aider vos équipes à formuler leurs ambitions et à les traduire en projets cohérents et déployables.
La formalisation (Cahier des charges) : au-delà du concept du projet, nous sommes en capacité d’établir rapidement avec vos équipes la substantification du projet autour d’une véritable feuille de route, une évaluation de faisabilité, médico-économique entre autres, selon les modalités de formalisation qui vous conviennent. Nos approches visent également à être fédératrices pour les diverses parties prenantes potentiellement impliquées.
La mise en œuvre : une fois le modèle cible construit, nous pouvons vous accompagner dans le déploiement de celui-ci, en capitalisant sur notre expérience de l’accompagnement du changement en environnement hospitalier et notre connaissance des pratiques.
Facilitation
« Mobiliser vos équipes par la concrétisation de vos ambitions »
L’ensemble de nos méthodes de travail repose sur une logique de collaboration étroite avec vos équipes. Nous ne pensons pas qu’il soit possible de construire des solutions intelligentes et adaptées à vos besoins sans vous. C’est pourquoi nous vous proposons systématiquement un accompagnement incluant au moins l’un des trois objectifs suivants :
La mobilisation des individus : nos consultants savent créer un lien de confiance et mobiliser des compétences de pédagogie pour aider vos collaborateurs à décliner opérationnellement vos ambitions. Nos interventions peuvent à ce titre inclure des sessions de coaching au management d’une équipe, des entretiens de médiation, des ateliers individuels de définition d’une organisation.
La motivation des équipes : notre conviction est que la définition d’une organisation cible ou d’un projet risque de ne jamais se concrétiser si elle n’est pas réalisée avec les professionnels concernés. Nous pourrons donc vous demander de constituer des groupes de travail, avec qui, sur la base d’une lettre de mission, nous construirons le projet pour lequel vous nous avez sollicités.
L’adhésion des organisations : organisation et animation de séminaires de partage, de médiation et de co-construction. Qu’il s’agisse d’un comité de direction composé de 10 participants, ou de 150 représentants issus de tous les corps de métiers d’un établissement, nous maîtrisons l’ensemble des champs de compétences nécessaires à l’organisation de ce type d’événements :
Définition des objectifs de l’événement et déclinaison dans un déroulé précis et validé avec vous
Conceptions d’ateliers dans un souci de participation active des professionnels présents et à l’aide des outils issus du design-thinking
Organisation logistique de l’événement
Animation des plénières
Restitution des travaux en un livrable pertinent et opérationnel
Dans cette période où les règles de distanciation sociale et le télétravail complexifient le travail collaboratif, comment encourager les équipes à poursuivre leurs réflexions sur les projets en cours dans un esprit de co-construction ? Nous avons adapté l’ensemble de nos méthodes de facilitation au contexte du Covid et savons désormais vous proposer l’ensemble des méthodes décrites ci-dessus en format dématérialisé.